副本（counterpart）

副本方式で署名するとは、全員が1通の原本に署名するのではなく、各当事者が同じ書類の自分の写しに署名することです。署名された写しはまとめて、1つの契約として扱われます。当事者が別々の場所にいる場合や、署名が数日かけて集められる場合によく使われます。マンチェスターのフリーランスとオースティンのクライアントは、1つのPDFが世界中を回るのを待つ必要がありません。

契約書には、短い副本条項が入っていることが多く、契約は何通の副本でも署名でき、それらが全体で1つの書類になると定めています。また、メールで送られた写しや電子署名された写しは原本として扱うと定めるものも多くあります。この一文がないと、ペンで署名した原本だけが「有効」だと心配する人がまだいます。この条項は、その心配を前もって解消するためにあります。

スコットランドでは、Legal Writings (Counterparts and Delivery) (Scotland) Act 2015により、書類は副本として作成でき、従来型の書類も電子的な書類も電子的に交付できるとされています。これが根拠のあるルールです。他の地域では、このページで単一の法律を挙げていない場合でも、副本条項は引き続き一般的な商慣行です。

双方向のルームでは、実務上はもっと単純です。双方が、固定された同じ文面に署名します。それでも、一方がダウンロードしたPDFに署名し、もう一方がブラウザ上で署名する場合や、取締役がフリーランスより1日遅れて署名する場合に、副本条項は役に立ちます。署名済みの写しは、最終の文面と一緒に保管してください。わずかに異なる2つのドラフトに署名して、それを副本と呼んではいけません。

交付は、副本と対になる静かな要素です。署名が誰かのノートパソコンにあるだけで、相手方に届かなければ、あまり役に立ちません。条項には、署名済みのPDFをメールで送ること、またはリンク上で署名の手順を完了することが、副本の交付として十分だと書かれていることがよくあります。これは、エージェンシーが実際に契約を結ぶやり方と合っています。署名済みのファイルを送り、受領を確認し、作業を始めます。