Rahmenvertrag (Retainer)

Ein Rahmenvertrag (Retainer) ist eine fortlaufende Vereinbarung statt eines einmaligen Projekts. Der Kunde zahlt üblicherweise jeden Monat einen festen Betrag, und der Lieferant reserviert dafür eine feste Stundenzahl oder erbringt ein vereinbartes Serviceniveau. Freelancer nutzen Rahmenverträge, um ihr Einkommen zu glätten. Agenturen nutzen sie, um einen Kunden im Portfolio zu halten, ohne bei jeder kleinen Aufgabe eine Leistungsbeschreibung neu zu schreiben.

Rahmenverträge unterscheiden sich. Manche decken eine feste Stundenzahl ab, zusätzliche Zeit wird gesondert berechnet. Andere decken eine definierte Leistung ab, etwa monatliche Wartung, eine feste Zahl an Design-Tickets oder Beratung auf Abruf. Ein Rahmenvertrag regelt üblicherweise, ob nicht genutzte Stunden übertragen werden, mit welcher Frist jede Seite ihn beenden kann und wie die Vergütung überprüft wird. Diese drei Zeilen verhindern, dass die Vereinbarung zu unbezahlter Mehrarbeit wird.

Das Wort wird auch für eine Vorauszahlung verwendet, die gegen künftige Arbeit gehalten wird. Dann erklärt der Vertrag meist, wie das Geld auf Rechnungen angerechnet wird und ob ein Restbetrag erstattet wird. Das ist eine andere Konstruktion als ein monatlicher Stunden-Rahmenvertrag, und beides in einem Satz zu vermischen ist eine häufige Quelle von Verwirrung. Meinen Sie „Zahlen Sie mir jetzt 2.000 £, ich rechne dagegen ab“, sagen Sie das. Meinen Sie „Zahlen Sie mir jeden Monat 2.000 £ für 10 Stunden“, sagen Sie stattdessen das.

Die Übertragung ist die Klausel, die man überspringt und über die man dann streitet. Verfallen nicht genutzte Stunden am Monatsende, versucht der Kunde, am letzten Donnerstag eine Woche Arbeit abzuladen. Werden sie unbegrenzt übertragen, kann der Lieferant einen ganzen Monat angesparter Stunden schulden, wenn er ohnehin ausgebucht ist. Ein üblicher Mittelweg ist eine Übertragung um einen Monat oder eine Obergrenze für das Stundenguthaben.

Kündigungsfrist und Überprüfung halten den Rahmenvertrag aktuell. Eine Frist von 30 Tagen ist für beide Seiten üblich. Eine Überprüfung alle sechs oder zwölf Monate lässt die Vergütung mit der tatsächlichen Auslastung mitwandern. Ohne Überprüfung wird ein als „leichter Support“ verkaufter Rahmenvertrag zur gesamten Marketingabteilung des Kunden, und die Vergütung holt nie auf. Das Papier sollte auch regeln, was mit laufender Arbeit geschieht, wenn der Rahmenvertrag mitten im Monat endet.